O'zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 1999 yil 12 yanvardagi "Ijro intizomini mustahkamlash chora-tadbirlari to'g'risida"gi 12-sonli, 1999 yil 29 martdagi "O'zbekiston Respublikasi davlat xokimiyati va boshqaruv organlarida ish yuritish va ijro nazoratini tashkil etish bo'yicha normativ hujjatlarni tasdiqlash haqida"gi 140-sonli, 1999 yil 30 oktyabrdagi "Arxiv ishi bo'yicha me'yoriy hujjatlarni tasdiqlash to'g'risida"gi 482-sonli Qarorlari asosida ish olib boriladi.

"Hujjatlar yig'ma-jildi" Toshkent shahar Arxivi tomonidan 2006 yil 11 oktyabr 1550 - sonli 7-bayonnomasi bilan va institut Ilmiy Kengashini 5-sonli qarori bilan 2006 yil 28 dekabrda tasdiqlandi va bo'limlarga, fakultetlarga, kafedralarga tarqatildi hamda hujjatlar ish yuritilishi yo'lga qo'yilgan.

O'zbekiston Respublikasining "Fuqarolar murojaatlari to'g'risida"gi Qonuni ijrosiga asosan institut rektorati binosida fuqarolarning yozma va og'zaki murojaatlari bilan ishlash bo'yicha maxsus xona (2 - bino, 227 - xona) ajratilgan bo'lib, fuqarolarni qabul qilish jadvaliga asosan ish olib borildi. Faoliyat yuzasidan hisobotlar jadval shaklida har chorakda bir marta OO'MTV devonxonasiga taqdim etilib kelinadi. O'zbekiston Respublikasi Oliy va o'rta maxsus ta'lim vazirligining 26.01.2005 yildagi 15 - sonli "Oliy va o'rta maxsus ta'lim vazirligi tizimida hujjatlar harakati va ijrosini nazorat qilish mexanizmini tasdiqlash haqida"gi buyrug'iga asosan 2 fevral 2005 yilda "Toshkent Moliya institutida hujjatlar harakati va ijrosini nazorat qilish mexanizmi" yo'riqnomasi ishlab chiqilgan hamda rektor tomonidan tasdiqlangan. Institutda hujjatlarning aylanish mexanizmi, hujjatlarni tayyorlash tartibi, ularning o'rnatilgan tartibda saqlanishi ta'minlandi va yuriqnoma asosida amalga oshiriladi.

Institut devonxonasida ish yuritish belgilangan yig'ma jildlar bo'yicha tashkil etilgan, hujjatlarni ro'yxatga olish va yuritish, ulardan foydalanish uchun zaruriy tartib qoidalar asosida yo'lga qo'yilgan. Bundan tashqari kirish va chiqish xatlari doimiy nazoratga olinib va ular bo'yicha nazorat varaqalari orqali nazorat qilinib borilgan. Devonxona bo'limiga 2007 yil yanvar oyidan boshlab hujjatlarni aylanishini nazorat qilish bo'yicha "Askid" programmasi o'rnatilgan. Vazirlikdan va har qaerdan kelgan xatlar "Askid" programmasiga kiritilib borilib va nazorati olib borilmoqda. Institut devonxonasida boshqa tashkilotlar bilan internet, faks va pochta orqali o'zaro aloqalar o'rnatilgan.

Institut arxivida saqlanayotgan hujjatlarni ro'yxatga olish, ularni yil bo'yicha ajratish va tartibga solish, arxiv hujjatlaridan foydalanish o'rnatilgan tartib qoidalari asosida amalga oshiriladi.

Institut kafedralaridan bitiruv malakaviy ishlar, ishlab chiqarish amaliyoti hisobotlari va kurs ishlari, institut bo'limlarini hujjatlari qabul qilinib saqlanib kelinmoqda.

Bo'lim ish tartibi

• Institutda ish yuritish ishlarini olib borish va takomillashtirish.
• Xatlarni qayd qilish va ular bilan ishlashni to'g'ri tashkil qilish.
• Yuqori tashkilotlar, institut rektorining farmoyishlari, buyruqlari va fuqarolar arizalarining bajarilishini nazorat qilishni ta'minlash.
• Ish yuritish jarayonida tashkil topgan hujjatlardan foydalanish va ularni saqlashni ta'minlaydi.
• Xatlarni qabul qilish va jo'natish.
• Institut raxbariyatiga va bo'limlariga hujjatlar, fuqorolar arizalarini taqsimlash, ularni qayd etish va ijrosini muntazam nazorat qilish.
• Institut xodimlarini daxldor farmoyish hujjatlari bilan tanishtirib borish.
• Institut rahbariyatiga ish yuritish va xatlar ijrosini nazorat qilishga doir xabarlar taqdim etish.
• Institut bo'limlari ish yuritish xizmati xodimlari (laborant, kotiba) ishlarini nazorat qilish ularga uslubiy ham amaliy yordam berish.
• Maqsadli-me'yoriy hujjatlar almashinuvini tashkil etish bo'yicha amaliy tavsiyalar ishlab chiqish, joriy qilish va texnik vositalardan samarali foydalanish.
• Devonxona xodimlari xizmat lavozimlari yo'riqnomasini ishlab chiqish va ularning malakalarini oshirib borishni tashkil etish.
• Arxiv to'g'risidagi Nizomda ko'rsatilagan tarkibida arxiv hujjatlarini komplektlash.
• Arxivda saqlanayotgan hujjatlarni ro'yxatga olish, ajratish, tartibga solish va ulardan foydalanish hamda Davlat arxiviga o'tkazishni ta'minlash.
• Institut hujjatlarining qiymatini aniqlash ekspertizalarida tashkilotlarga ko'maklashadi.
• EK ishlarida ishtirok etadi.
• Saqlanish uchun qabul qilingan hujjatlarni ro'yxatga olishni amalga oshiradi.
• Ma'lum muddatga foydalanish uchun hujjatlar berishni amalga oshiradi.
• Saqlanish muddati o'tgan hujjatlarni ro'yxat bo'yicha Toshkent xokimiyatining arxiv bo'limi ekspert tekshiruv Hay'ati tasdig'idan o'tkazib, Davlat shahar arxiviga yuboradi.